PHẦN MỀM UMIO – VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ CỦA THỜI ĐẠI 4.0

Phần mềm Văn phòng điện tử UMIO được nghiên cứu và phát triển bởi OSP là công cụ giúp quản trị văn phòng trở nên dễ dàng hơn bằng cách ứng dụng những công nghệ mới nhất theo cách đơn giản nhất.

Văn phòng điện tử – Xu hướng của hiện tại và tương lai 

Bước vào kỷ nguyên Cách mạng 4.0, khi chứng kiến sự bùng nổ của các công nghệ mới, chúng ta không khó để nhận ra những hạn chế của cách thức vận hành, quản lý truyền thống trong tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là nghiệp vụ hành chính. 

Trước tiên, hãy cùng nhìn vào cách mà rất nhiều đơn vị đã và vẫn đang sử dụng để lưu trữ và khai thác tài liệu, văn bản của mình: thực hiện dưới dạng bản cứng. Đối với hoạt động trình duyệt và lưu hành văn bản kiểu truyền thống, vấn đề ta thường gặp phải chính là bỏ sót, làm thất lạc hay bắt buộc phải thực hiện hiện in và xử lý lại khi xảy ra sai sót. 

Phương thức xử lý văn bản truyền thống sử dụng lượng giấy vô cùng lớn

Trong quá trình lưu trữ và khai thác văn bản, việc ghi nhận, tìm kiếm sẽ tương đối khó khăn khi số lượng và phân loại tài liệu quá lớn. Doanh nghiệp, tổ chức sẽ phải mất nhiều thời gian, nhân lực cũng chi phí (in ấn, cơ sở vật chất để lưu giữ…) để có thể thực hiện quá trình này. Rõ ràng, với mục tiêu là cải thiện chất lượng công việc, rút ngắn quy trình và thời gian thực hiện một cách hợp lý, cách thức thủ công toàn phần không còn phù hợp. 

Với một nghiệp vụ hành chính khác, đó là ghi nhận và điều phối phòng họp, xe công vụ, danh bạ liên lạc… Công việc này sẽ đặt ra yêu cầu về việc tiếp nhận, xử lý thông tin để rồi từ đó đưa ra sự sắp xếp và điều phối hợp lý. Với quy mô của một công ty nhỏ thì có thể công việc này sẽ không quá phức tạp nhưng với các tổ chức, doanh nghiệp tầm trung và lớn, khi số lượng phòng ban, nhu cầu sử dụng quán lớn thì việc ghi nhận, sắp xếp thủ công rất dễ gây ra các sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. 

Việc theo dõi và phân bố phòng họp là cần thiết nhằm đảm bảo hoạt động của các phòng ban

Trên thực tế, với sự phát triển của công nghệ ngày nay, chúng ta hoàn toàn có thể tìm đến sự giúp đỡ của các công cụ thông minh để giúp cho công việc trở nên thuận tiện, hiệu quả hơn. Một trong số đó chính là những phần mềm văn phòng điện tử (online office) và phần mềm UMIO của OSP có lẽ là giải pháp mà bạn đang tìm kiếm cho tổ chức của mình.

UMIO – Giải pháp Chuyển đổi số dành cho văn phòng hiện đại

Phần mềm văn phòng điện tử UMIO (tiền thân là UMI) là giải pháp kỹ thuật được đội ngũ OSP nghiên cứu và phát triển dựa trên nhu cầu thực tế về vận hành và quản lý hành chính văn phòng. Với mục tiêu giảm thiểu tối đa thời gian thực hiện công tác nghiệp vụ, cắt giảm các chi phí không cần thiết, phần mềm UMIO được lập trình nhằm áp dụng những công nghệ mới nhất theo cách đơn giản nhất. 

Phần mềm Văn phòng điện tử UMIO – Giải pháp chuyển đổi số đến từ OSP
  • Chức năng xử lý văn bản, tài liệu: 

Với chức năng đầu tiên, UMIO được phát triển nhằm tạo ra một quy trình nhằm xử lý hoàn chỉnh các tài liệu, văn bản của tổ chức, doanh nghiệp. Với tiện ích này, một nhân sự có thể xin ý kiến, trình duyệt các văn bản tới quản lý của mình dưới dạng file online. Tương tự, cấp quản lý, lãnh đạo cũng có thể gửi ý kiến phản hồi, từ chối và đồng ý ban hành. Bên cạnh chức năng ký số thông qua số điện thoại thì UMIO còn đem tới ưu điểm vượt trội khi quy trình xử lý văn bản sẽ được xây dựng dựa trên tính chất, yêu cầu nghiệp vụ, quy mô của doanh nghiệp. 

Chức năng xử lý văn bản của phần mềm UMIO
  • Theo dõi công việc: 

Theo dõi, đánh giá công việc luôn được xem là một trong những hoạt động quan trọng trong quản trị nhân sự. Để hỗ trợ tốt nhất cho tổ chức, doanh nghiệp, UMIO cung cấp chức năng phân công, theo dõi (đối với cấp quản lý) và cho phép người dùng đăng ký công việc, thực hiện báo cáo công việc. 

Tùy thuộc vào chức danh, vị trí của nhân sự mà các chức năng quản trị công việc sẽ được phân bổ phù hợp
  • Đăng ký phòng họp, đăng ký xe 

Với các doanh nghiệp có số lượng và tổ chức phòng ban phức tạp thì chắc chắn chức năng đăng ký phòng họp và xe sẽ giúp cho bộ phận quản lý hành chính có thể điều phối và quản lý hiệu quả hơn. Chức năng cho phép đăng ký và theo dõi lịch sử dụng phòng họp, xe sẽ làm giảm thiểu tối đa tình trạng trùng lịch hay bỏ sót yêu cầu. 

Người dùng có thể thực hiện đăng ký sử dụng phòng họp và xe của công ty
  • Tra cứu danh bạ nội bộ

Việc tạo lập danh bạ nội bộ sẽ sẽ giúp việc liên hệ công việc giữa các phòng ban, cá nhân thuận tiện hơn, đơn giản việc tìm kiếm thông tin, giúp tiết kiệm thời gian tra cứu. Quản trị viên hoàn toàn có thể chủ động trong việc cập nhập thông 

Việc liên lạc trong nội bộ sẽ đơn giản hơn rất nhiều khi đã có UMIO

Xuất phát từ sự khác biệt về quy mô, cơ cấu tổ chức, yêu cầu nghiệp vụ… của mỗi doanh nghiệp mà dựa trên cơ sở phần mềm UMIO nguyên bản, đội ngũ chuyên gia của OSP sẽ xây dựng bổ sung các tính năng chuyên biệt để đáp ứng nhu cầu chuyên biệt của mỗi khách hàng. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào thực trạng sử dụng và yêu cầu công nghệ mà phần mềm UMIO sẽ được tiến hành cập nhật. 

Ngân hàng Hợp tác xã Việt Nam (Co-op Bank) là một trong những khách hàng đã gắn bó với phần mềm UMIO

Với phương châm luôn mang đến cho khách hàng những sản phẩm – dịch vụ chất lượng, giải quyết hiệu quả các vấn đề mà doanh nghiệp, tổ chức gặp phải, OSP cùng với phần mềm Văn phòng điện tử UMIO chắc chắn sẽ người bạn đồng hành giúp việc quản trị công việc và hành chính văn phòng trở nên khoa học và hiệu quả hơn. 

Để tìm hiểu thêm về phần mềm Văn phòng điện tử UMIO, bạn đọc có thể xem tại đây hoặc liên hệ với đội ngũ chăm sóc khách hàng của OSP để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.